Por Carlos Antonio Villela*
Previsto
para ter início no segundo semestre deste ano, o eSocial, Sistema de Escrituração
Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, criado
para unificar, integrar e padronizar as informações sobre os empregadores e
seus empregados ou contratados, já movimenta as empresas rumo ao atendimento da
nova forma unificada e informatizada de prestar as obrigação fiscal,
trabalhista e previdenciária, uma vez que há importantes atividades de
preparação, tais como saneamento de cadastro dos empregados, parametrização das
rubricas da Folha de Pagamento com as do eSocial, conscientização interna das
áreas responsáveis com cronograma ,datas
e atividades definidas, infra estrutura de TI e Telecom, certificação
digital, avaliação dos atuais ou novos fornecedores de softwares, projeto de
integração com informações oriundas de outras áreas (ex. medicina e segurança
do trabalho, retenções previdenciárias, serviços tomados e prestados e por
cooperativa de trabalho ou órgão gestões de mão de obra, repasses a clubes de
futebol etc.)
Quando
olhamos os layouts das tabelas que serão
exigidas pelo eSocial e avaliamos a nova
forma “seqüenciada” de envio dos dados, logo nos damos conta que o eSocial
significa mais do que a
implantação de um nono projeto nas empresas e empregadores em geral, pois
envolve uma atuação multidisciplinar , revisão dos processos e rotinas de
trabalho e até da cultura de alguns departamentos.
O
melhor caminho a seguir para garantir a entrega correta e nos prazos dos
arquivos digitais é organizar, desde já, informações da folha de pagamento e
das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais conforme layout já
publicado, pois o “compliance”, disciplina para fazer cumprir as normas legais
e regulamentares, deve ser o maior foco dos responsáveis dentro das
organizações.
A
implantação do eSocial promete facilitar a vida do empregador e da área
contábil. A ideia do Governo é aumentar as garantias ao cumprimento dos
direitos trabalhistas, previdenciários e tributários, a formalização do
emprego, a simplificação do cumprimento das obrigações principais e acessórias
para redução de custos e da informalidade no mercado de trabalho. O objetivo do
Governo com o eSocial é possibilitar
transparência e qualidade nas
informações corporativas, o que significa um grande desafio para as empresas e
para o Governo.
Principais
Mudanças:
-
Atualmente, com a GFIP, eventos trabalhistas e previdenciários, além da folha
de pagamento e outras informações são transmitidos mensalmente aos computadores
do governo. Com o eSocial, estes dados serão desvinculados da declaração mensal;
-
Passará a existir o Registro de Eventos Trabalhistas (RET), documento digital
que será um retrato da vida do empregado. Deverá conter registro de admissão,
férias, licenças e outros eventos. A integração será nacional e haverá
cruzamento de dados. Os dados inseridos têm de ser compatíveis com aqueles que
já constam no RET;
- No
caso de empresas sem empregados cadastrados no RET, deverá ser transmitida uma
declaração inicial sem movimento, mesmo procedimento adotado atualmente pela
GFIP. Um novo envio será feito apenas quando houver mudança;
-
Permanecerão todas as penalidades previstas na CLT e Lei 8.212/1991 e serão
aplicadas pela essência da informação e não devido ao novo formato de
transmissão.
Como
se preparar para o eSocial?
As
empresas devem estar atentas a vários aspectos e criar um plano de ação para
tornar a transição a melhor possível:
-
Ordem e coerência nas informações de cadastro dos trabalhadores;
-
Revisão dos processos empresariais que serão afetados com as mudanças do
e-Social, por exemplo, informações para a admissão, prévia consulta ao cadastro
CNIS, prazos para preparar a admissão, etc.;
-
Contratação de software de folha de pagamento compatível com o WebServices;
-
Conscientização dos empresários para o correto fornecimento de informações para
alimentação do sistema;
-
Treinamento dos profissionais para manuseio do sistema;
-
Ter à disposição informações do empregador e tabelas de rubricas já utilizadas
atualmente;
-
Alimentação inicial do Registro de Eventos Trabalhistas (RET), lembrando que
informações pretéritas não serão transmitidas. Somente eventos de vínculos
ativos na data de início da vigência do sistema.
Já
está disponível no portal do eSocial o aplicativo para que seja feita a
qualificação cadastral, a qual consiste em identificar possíveis divergências
entre os cadastros internos das empresas, o Cadastro CPF e o CNIS (Cadastro
Nacional de Informações Sociais), a fim de não comprometer o cadastramento
inicial ou admissões de trabalhadores no eSocial.
Para tanto, deverão ser informados
CPF, NIS (Número de Identificação Social), nome e data de nascimento do
trabalhador e o aplicativo retornará o resultado sobre a validação de cada
campo informado (CPF, NIS nome e data de nascimento) com os dados constantes
das bases CPF e CNIS, informando quais os campos estão com divergências.
A
novidade nesta liberação é que o nome do trabalhador passou a fazer parte das
informações que devem ser fornecidas para qualificação e que serão validadas
nas bases do CPF e CNIS. Caso haja divergência nos dados informados, o
aplicativo apresentará as orientações para que se proceda a correção. Se a
divergência for relativa ao CPF, para a correção cadastral, o direcionamento
será para os conveniados da Receita Federal do Brasil
– RFB (Banco do Brasil, CAIXA
e Correios) e, caso a divergência seja relativa ao NIS, o interessado será
orientando a se dirigir ao responsável pelo cadastro do NIS (INSS, CAIXA ou
Banco do Brasil.
*Gerente da SISPRO Software Empresarial,
fornecedora de software de ERP e Soluções Fiscais