Por Renata Ferrari*
Algumas pesquisas atualmente ressaltam que grande parte das empresas hoje têm excelentes sistemas, pessoas com nível técnico avançado, qualidade invejável e prazo de entrega a jato, dentre outras características em comum. Mas o que faz a diferença efetivamente? Atendimento. Equipe preparada para soluções e não para desculpas.
É interessante como o tempo passa e ainda nos deparamos com os mesmos tipos de problemas, de pessoas, empresas e empresários. Quanto despreparo nesse sentido temos observado em diversas empresas que ligamos para pedir suporte e informações em geral.
Algumas tendências mostram que o gerenciamento de projetos, uma vez
bem realizado, tem sido um diferencial interessante de uma empresa para a outra e tem colaborado para melhores controles internos dentro de ambientes onde o tempo e custos estão menores a cada dia.
De acordo com uma pesquisa realizada recentemente, 72% dos projetos empresariais apresentam problemas de estouro de tempo, gerando perdas financeiras e prejuízos imensuráveis, como abalo da credibilidade junto ao cliente, equipe sem entusiasmo e muitos outros. Observou-se também que 82% estão abertas a investir no desenvolvimento e implantação de boas práticas em gerenciamento de projetos e outras ferramentas de gestão estratégica, reconhecendo a sua importância no mercado hoje. Não existe prática milagrosa. Podemos pegar o melhor de cada uma e aplicar na empresa.
Todo esse cenário incentiva o aumento nos últimos anos pela demanda por profissionais que conheçam essas práticas e saibam gerenciar projetos dinamicamente, voltados aos resultados desejados, promovendo uma tendência de contratarem profissionais para um projeto específico, com prazo determinado.
Nos mais diversos setores, isso está ganhando terreno por proporcionar uma melhor utilização dos recursos, para se atingir os objetivos bem definidos pela empresa. Tudo começa com a contratação de uma empresa ou profissional para tocar o projeto e a definição dos colaboradores internos que farão parte da equipe de projeto.
Este ditado que “para bom entendedor meia palavra basta” é mito. Na ausência de uma boa comunicação, o que reina são murmúrios. A coisa mais fácil é o foco das pessoas se dispersar e até mesmo causar conflitos entre todos. O gerente de projeto deve ficar fora da “roda da malhação”, onde as informações extra-oficiais reinam.
Qual a utilidade e intenção com isso? Há coisas que são totalmente desnecessárias e descartáveis. Importante sim é comunicar o andamento do projeto para todos envolvidos, tanto o bom andamento quanto os tropeços. Comece por definir o que deve ser realizado e também o que não deve. Perfeição não existe, apesar de todos sonharem com isso.
Conheça os envolvidos e monte seu time. Grupo dos integrantes da equipe, clientes e fornecedores. É importante que o gerente do projeto conheça os interesses de todos os envolvidos. Imagine que “encrenca” contar com um membro da equipe que não está disposto a colaborar, não é responsável e comprometido. Será um problema com certeza. Conheça as características das pessoas e saiba ouvir o que elas têm para dizer. Algumas são excelentes para determinadas tarefas, outras são adequadas para atividades diferentes. Procure aproveitar o melhor de cada uma.
A equipe, muitas vezes, se sente injustiçada ou esquecida. Os que gostarem de mudanças positivas, aproveitem. Manter pessoas com perfil do tipo “para que eu ganhe, nem que o outro tenha que perder, vamos lá...”, não é bom negócio para a empresam apesar de que muitas os mantêm mesmo assim, pois já têm essa cultura. Mais cedo ou mais tarde tudo se repete e ele prejudica o todo. Pode ser uma fase. Ninguém é super-homem ou mulher maravilha. Procure saber sobre a vida dele, pode valer muito a pena.
É importante ter uma equipe com competência diversificada e com experiência nas áreas de atuação do projeto, com credibilidade junto aos demais. Essa experiência pode economizar muito tempo e dinheiro no projeto. Proporcione ao líder do projeto apoio na tomada de decisões, cobre resultados, mas também o respeite. Só assim ele estará sempre disposto a assumir novos desafios.
Verbalize o que espera de cada um. Quantas vezes os empresários reclamam de tudo e de todos, mas poucos são efetivamente claros nos seus objetivos. Uns acreditam que o problema é sempre ligado às pessoas, outros têm certeza que os sistemas é que são falhos, outros, que o mundo está jogando contra ele, e assim por diante. Por isso, vale a pena formalizar o início do projeto, com a sua estimativa de tempo e quem será o responsável. Torcida contra é o que não falta.
Mais um velho ditado: “O cão late, a caravana passa...”. Faça acontecer e pronto. Erros e imprevistos sempre acontecerão, por mais afinado que esteja o sistema e por mais preparadas que estejam as pessoas.Tentamos minimizar essas situações, só isso. Gerenciar projetos e gente é uma arte. Deve-se manter tudo fluindo e ter uma boa integração com todos. O gerente de projetos deve ser o elo das informações.
Ao mesmo tempo, ele é alvo e linha de frente na batalha. Tem o papel de envolver todos, desde os funcionários até clientes e fornecedores, para que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. Isso parece óbvio? Sim, mas poucas equipes estão alinhadas para atuarem dessa forma. Tente maneiras diferentes de fazer as coisas!
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